Der Ablauf einer Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung hat sich bei mir angemeldet, was habe ich falsch gemacht?
In den meisten Fällen nichts. Jedes Unternehmen wird mehr oder weniger regelmäßig geprüft. Die Auswahl der zu prüfenden Betriebe erfolgt nach verschiedenen Kriterien:

• Zeitauswahl: Die letzte Prüfung liegt schon länger zurück
• Gruppenauswahl: Die EDV bestimmt mittels Zufallsprinzip einzelne Betriebe einer bestimmten Branche zur Prüfung
• Einzelauswahl: Nur hier wird die Prüfung auf Anregung eines Mitarbeiters der Finanzverwaltung eingeleitet

Je nach Umsatz des Betriebes, erfolgt die Prüfung durch die Prüfer des BV-Teams des zuständigen Finanzamtes oder durch Prüfer der Großbetriebsprüfung. Seit 1.1.2009 liegt die Grenze bei 9,68 Mio Euro.

Wie läuft nun eine Betriebsprüfung (eigentlich Außenprüfung) ab?

1. Vorbereitung

Nachdem sich der Prüfer die Akten des ihm zugeteilten Prüfungsfalles beschaffen hat, muss er sich einen Prüfungsauftrag ausstellen lassen. In der Regel erstreckt sich der Prüfungszeitraum auf die letzten 3 Jahre sämtlicher zu veranlagenden Abgaben, für die Abgabenerklärungen abgegeben wurden. Danach wird sich der Prüfer beim Abgabenpflichtigen oder seinem Vertreter ankündigen. Diese Ankündigung sollte mindestens eine Woche vor Prüfungsbeginn erfolgen. Ein früherer oder nicht angekündigter Beginn ist nur in Ausnahmefällen möglich (Vermutung der Vereitelung des Prüfungszwecks). Anschließend wird sich der Prüfer anhand des Veranlagungsaktes und sonstigen elektronischen Daten eine Schwerpunktliste zusammenstellen.

2. Durchführung

Zu Prüfungsbeginn hat sich der Prüfer auszuweisen und den Prüfungsauftrag vorzulegen. Nun ist die letzte Möglichkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige. Der Prüfungsauftrag ist vom Unternehmer oder dessen steuerlichen Vertreter zu unterfertigen, eine eventuelle Selbstanzeige ist vor Prüfungsbeginn auf dem Prüfungs¬auftrag zu vermerken. Im Zuge der Betriebsprüfung ist der Prüfer verpflichtet, „alle für die Erhebung von Abgaben bedeutsamen tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse zu prüfen“. Dazu müssen ihm neben der Buchhaltung im engeren Sinn auch noch zahlreiche andere Unterlagen zur Verfügung gestellt werden (Grundaufzeichnungen, Belege, Verträge, Kostenrechnung etc.) Zusätzlich ist der Unternehmer verpflichtet Buchhaltungsdaten in Form von Druck- oder Exportdateien zu Verfügung zu stellen. Auch wenn die Prüfung selbst nicht im Betrieb des Unternehmens stattfindet, ist der Prüfer angewiesen, zu Beginn oder während der Prüfung eine eingehende Betriebsbesichtigung durchzuführen.

3. Abschluss

Im Zuge der Betriebsprüfung kann es zu mehreren Zwischenbesprechungen kommen, in denen Feststellungen erörtert oder unklare Sachverhalte ausgeräumt werden können. Formaler Schluss der Betriebsprüfung stellt jedoch die Schlussbesprechung dar. In dieser Schlussbesprechung, zu der jedenfalls der Abgabepflichtige und sein steuerlicher Vertreter zu laden sind, wird das Prüfungsergebnis eingehend erörtert und soll dem Abgabepflichtigen die Möglichkeit von Einwendungen gegeben werden. Über die Schlussbesprechung ist eine Niederschrift zu verfassen in der die Feststellungen sowie eventuelle Einwendungen festgehalten werden und die von den Besprechungsteilnehmern zu unterfertigen ist. Über das Ergebnis der Betriebsprüfung ist vom Prüfer ein Bericht zu verfassen, in dem alle getroffenen Feststellungen und deren steuerlichen Auswirkungen erläutert werden. Auf Grundlage dieses Berichtes werden die geänderten Steuerbescheide erlassen. Gegen diese Bescheide kann das ordentliche Rechtsmittel der Berufung erhoben werden.

Arten von Prüfungen

Neben der Betriebsprüfung (Außenprüfung) gibt es ua. noch folgende Prüfungen:

• Umsatzsteuerprüfungen: Hier wird die Einhaltung materieller und formeller Vorschriften im Bereich der Umsatzsteuer im zeitnahen Rahmen überprüft.
• Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben (GPLA): Seit 1.1.2003 werden Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Kommunalsteuerprüfungen durch ein Prüforgan der Finanzverwaltung oder des Sozialversicherungsträger durchgeführt.
• Erhebung und Nachschau: Dient zur Feststellung einzelner Sachverhalte, die für die Abgabenhebung des Abgabenpflichtigen oder einer anderen Person von Bedeutung sind.
• Prüfung nach § 99 Abs. Finanzstrafgesetz: Hier hat der Geprüfte die Stellung eines Beschuldigten und hat daher keine Pflicht zu einer Aussage.

Tipps

Sie können den Zeitpunkt einer Prüfung nicht bestimmen, sehr wohl können Sie aber Einfluss darauf haben wie lange eine Betriebsprüfung dauert.

• Die Ablage Ihrer Belege und Buchhaltungsunterlagen sollte laufend und nach standardisierten Regeln erfolgen. Damit sparen Sie nicht nur Zeit während der Prüfung, sondern ermöglichen bereits Ihrem Steuerberater ein zügiges Vorankommen bei der Bilanzerstellung. Zusätzlich vermitteln geordnete Aufzeichnungen und Belege bereits eine gewisse Ordnungsmäßigkeit.
• Beginnen Sie bereits bei Anmeldung der Prüfung einen geeigneten Platz für den Betriebsprüfer einzurichten und die voraussichtlich erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen. Damit vermeiden Sie Leerläufe in der Prüfungsabwicklung.
• Überlegen Sie, zusammen mit Ihrem Steuerberater, ob es die Notwendigkeit einer Selbstanzeige gibt.
• Informieren Sie laufend ihren Steuerberater über den Fortgang der Prüfung und über eventuelle Feststellungen des Prüfers.

Verhalten gegenüber dem Prüfer

Für die Durchführung der Prüfung müssen dem Prüfer ein geeigneter Raum sowie die notwendigen Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden. Ist das nicht möglich, kann die Prüfung auch beim Steuerberater oder im Finanzamt erfolgen. Sie müssen dem Prüfer nicht durchgehend zur Verfügung stehen, nennen Sie ihm aber geeignete Ansprechpartner. Schauen Sie ab und zu beim Prüfer vorbei um Fragen zu beantworten, lassen Sie ihn aber in Ruhe arbeiten. Versuchen Sie so rasch wie möglich, die gewünschten Unterlagen vorzulegen.

Sie können dem Betriebsprüfer bedenkenlos Kaffee und Erfrischungsgetränke anbieten, sollte er dies aber ablehnen, akzeptieren Sie das. Bieten Sie jedoch dem Betriebsprüfer keinesfalls begünstigte Einkaufskonditionen in Ihrem Betrieb an und machen Sie ihm keine Geschenke. Das kann ihm und auch Ihnen große Schwierigkeiten bereiten.

Alles in allem: Verhalten Sie sich gegenüber dem Prüfer so, wie Sie sich auch gegenüber einem Geschäftspartner verhalten würden.

Gewährleistung: Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für unsere (hier naturgemäß nur kurz gefassten) Hinweise und Berechnungen keine Gewähr übernehmen können. Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten!